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              發布時間:2020-07-24 10:44  

              展會活動策劃執行的13個步驟,教你如何成功策劃執行一場展會


               1步:了解展會情況收料

              與主辦單位取得聯系,對方會傳真或郵寄給您報展文件。這些文件應包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費用、有關服務、展館展位圖、參展人員手冊等。

              2步:確定展位

              展臺的位置由主辦者全盤規劃,按照產品和服務的內容、行業、地區等因素安排展臺的位置,或者是以展位費的多少來區分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標出了哪些位置可供選擇。人潮流量的地方是靠近入口及出口處、洗手間、休息室及飲食區,總之,越早將參展申請表格遞交給大會主辦者,越容易得到好的位置。

              根據自身需要與主辦方聯絡溝通后,填好參展表格、返回給大會主辦者、并得以確認之后,您還要將全部或者部分展位費作為定金匯至主辦者,這樣您的展位便得到好的位置。









              對于公司活動策劃方案的四個定義


               “產業定義”

              活動策劃是管理一個項目,如會議,會議,展覽,儀式的過程,(鏈接是外部)的團隊建設活動,聚會,或公約。活動計劃包括預算,制定時間表,選擇和保留事件的網站,獲取許可證,規劃食品,協調交通、發展主題,安排活動,選擇揚聲器和主題演講,安排設備和設施,管理風險,并制定應急計劃。

              “定義”

              活動計劃包括協調會議和會議的每一個細節,從發言者和會議地點安排印刷材料和視聽設備。

              活動計劃始于確定贊助機構想要達到的目標。策劃者選擇演講者、娛樂和內容,并安排節目以的方式展示組織的信息。會議策劃者負責選擇會議地點、潛在參會者以及如何讓他們參加會議。

              樂觀主義者的觀點

              活動策劃是設計為人和創建活動表明,創造一個終生難忘的記憶激勵藝術。設計和生產活動,無論是會議、公司活動、籌款、展會或任何其他事件,在許多方面與導演的現場表演。另一個好處是,對于那些喜歡旅游的人來說,它提供了一個的機會去豪華的酒店,有趣的新地方,和來自世界各地的演講者和與會者見面。所有這些,同時享有高度自治和獨立性!

              悲觀主義者的觀點

              活動規劃是計劃會議或活動的壓力工作,是一項要求很高的職業選擇。計劃者必須同時完成多項任務,面對無數的后期限,并協調許多不同人群的活動。會議策劃者可能需要廣泛地參加會議和參觀未來的會議地點。工作時間很長而且不規則,每周工作超過40個小時是相當普遍的,尤其是在事件發生之前和結束之后。后,準備好一些體力活動——長時間站立和行走,帶著一盒材料,僅僅是開始!









              活動策劃預算怎樣避免超支?


              活動的目的確立之后,評價活動的需求就成了關鍵,例如,場地面積要求、活動日程和功能規劃,以及活動放在一周的什么時間舉辦等。以上所有因素都會對預算產生影響。所以,活動策劃者需要熟悉活動客人,如果他們的級別較高,成本可能就會更高一些。特別的需求,例如餐飲需要,會影響餐飲成本。客人們來自哪里會影響到活動的地點的選擇,當然也會影響到成本。在收集了以上信息之后,活動策劃者應當起草一個預算計劃,以幫助計算收入和支出。回顧一下上一屆活動的歷史,如果有的話,就有助于降低活動相關的成本。

              活動花費一般分為以下幾個部分,包括客房、交通運輸、餐飲、視聽、印刷材料、行政管理、娛樂、演講人報酬等。在每一個種類中,預算策劃應該包括3個欄目:一是預期投入,二是實際花費,三是這兩者之間的差額。是否具體按照以上三點來做并不重要,重要的是要明白你關注的是活動成本的底線。在每一個開支項目中,把與活動開支相關的內容都找出來,包括所有的稅款、展覽費用、服務費用、贈品費用,以及一些附加費用,例如高爾夫俱樂部的租金等。如果說活動可以帶來收入,例如贊助收入,建議制作一個收入數據表格。當然,只有在會后才能知道的數字,一般需要留出10%左右的預算作為不可預見開支。









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