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檔案掃描方法

一、掃描工作的前期準備

1.做好掃描工作的頂層設計

做好掃描工作首先要搞好本單位掃描工作的頂層設計,即掃描工作與有關工作之間的統(tǒng)籌規(guī)劃,主要分為三個方面的內(nèi)容。一是協(xié)調(diào)好立檔單位與檔案館之間掃描工作的分工。明確檔案在立檔單位掃描還是在檔案館掃描,以便于各單位做好自身工作任務的安排。二是統(tǒng)籌好檔案部門一個年度內(nèi)掃描工作任務量與其他工作之間的關系。掃描工作是一項常態(tài)化的任務,應該對本單位目前既有的工作量進行統(tǒng)籌,合理制定工作計劃。如果工作量過大,必然會導致“趕工”現(xiàn)象,使掃描質(zhì)量下降,同時還會影響和干擾正常的辦公秩序;如果工作量制定過小,掃描速度趕不上檔案移交進館的速度,將會導致檔案的積壓,而且也會使這些檔案無法得到及時、有效的利用。三是規(guī)劃好要進行掃描的檔案之間先后順序的關系。應該按照對檔案利用需求的急緩程度進行掃描,利用需求大的檔案優(yōu)先進行掃描。

2.掃描工作軟硬件設備的配置

掃描工作軟硬件的配置是做好掃描工作的物質(zhì)基礎,良好的配置可以提升掃描工作的效率。首先是設備配置的效費比問題。由于掃描工作對設備功能性要求單一,過高的配置會造成資源的浪費,應該根據(jù)工作的實際需求,合理配置,提升設備的性價比,為單位節(jié)約資金。其次是軟件的可操作性與方便性。檔案掃描軟件應該充分考慮到檔案部門中大部分人的接受能力。在考慮到軟件功用性的基礎上,兼顧軟件的可操作性和簡便性,一般采用封裝性比較好的軟件產(chǎn)品。如果軟件操作過于復雜,勢必會遭到抵1制,降低工作效率,應該努力在軟件的可操作性、方便性與功用性之間尋找平衡點。再次就是設備的配置要考慮到發(fā)展的因素,確保現(xiàn)階段的配置能夠滿足在今后一定時期內(nèi)的可用性,避免設備因不能滿足發(fā)展的需求而過早的更新?lián)Q代。

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檔案掃描工作中的幾點注意事項

1.確保檔案實體的安全

在掃描過程中,由于檔案所處環(huán)境的改變以及掃描儀燈管強光的輻照和高速掃描儀所帶來的機械磨損,都會對檔案產(chǎn)生一定程度上的破壞。因此,應該注重掃描操作環(huán)節(jié)中對檔案的保護,確保檔案的安全。如將掃描工作間溫濕度控制在適宜檔案保護的范圍內(nèi),以防止檔案從庫房中取出后溫濕度變化過大而導致破壞;掃描工作間內(nèi)的安全管理,防水、防火、防盜、防丟失等;掃描工作中工作細節(jié)的控制,不在掃描工作臺上喝水、吸煙,在每一次掃描工作結束時,應該檢查掃描儀中是否遺漏檔案等。同時還應確保檔案信息的安全,嚴禁帶有密級或不宜公開的檔案信息的散播。

2.確保掃描數(shù)據(jù)的安全

在掃描過程中,確保掃描數(shù)據(jù)的安全主要是兩個方面的內(nèi)容。一是在工作中經(jīng)常性的做好已有數(shù)據(jù)的備份工作。掃描數(shù)據(jù)與實體相比較更容易丟失,一個不經(jīng)意的誤操作,就可能導致全部數(shù)據(jù)的丟失,1好做到掃描機器的專機專用,以防止從事其他工作而導致對存儲數(shù)據(jù)的破壞。二是做好掃描數(shù)據(jù)的安全管理,謹防泄密。雖然歸檔的文件材料已經(jīng)退出現(xiàn)行,但是有些檔案還具有密級,其所包含的內(nèi)容仍然不宜公開傳播。而且檔案數(shù)據(jù)信息比實體更容易造成泄密與傳播,一張光盤或者一個U盤就可以將機器中所有的數(shù)據(jù)拷貝走,其所帶來的危害也就更為嚴重。因此,我們應該注重掃描數(shù)據(jù)的信息保密,落實保密責任,嚴禁將用于掃描檔案的機器接入互聯(lián)網(wǎng),嚴禁個人移動存儲設備接入掃描用機。

檔案掃描的意義

(一)提高了經(jīng)濟效益。數(shù)字化管理檔案通過新形式，將傳統(tǒng)的主要以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節(jié)省了占地空間，查閱起來也節(jié)約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數(shù)字化能夠提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調(diào)用中心。

(三)提供全1面的服務工作。檔案數(shù)字化通過互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)、政務網(wǎng)進行檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業(yè)務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內(nèi)部管理提供了更為全1面的服務工作。

(四)實現(xiàn)更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕1對是社會歷史發(fā)展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現(xiàn)在所利用，更能夠使我們更好地規(guī)劃未來。數(shù)字檔案的建設，涉及不同的領域和行業(yè)，傳承著人類文明，為社會1主義政治經(jīng)濟建設服務，有力地1推動了我國各項事業(yè)的建設發(fā)展。

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