企業檔案管理軟件常用指南

檔案管理軟件的作用和意義一

1、準確反映企業的成長歷程

檔案記錄著企業成長的點點滴滴，何時開業，創業者是誰，何時盈利，何時擴張，戰略目標調整過幾次、掌門的人有無變動等等都可以從企業檔案中找到答案。企業發展何時平穩、何時動蕩，原因何在，也可以從中找到規律和解答。

2、防患企業商業秘密外泄

企業檔案無不涉及商業秘密，如果沒有統一管理，任憑管理人員個人處置，勢必容易丟失，丟失就有泄密可能。檔案不僅要統一管理，而且還有要保密意識。

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檔案管理軟件優勢二

能夠更好地開發檔案內容信息

應用一般的辦公軟件只能夠實現單個文件的編輯，還需要另附檔案的掃描文件，這樣既浪費時間，也浪費資源。而檔案管理系統軟件，可以在對檔案的基礎信息編輯之后，添加此檔案的掃描電子圖片，這樣就做到了一點開目錄文件就可以同時采集到此文件的電子圖片，方便檔案管理工作人員的查閱以及上報等檔案工作。檔案管理系統軟件還可以對相關的檔案文件進行相關性編輯，這樣就可以輕松地通過檢索工具對各種有關的電子文件進行查找，使用者可以更好地對事件的來龍去脈進行了解，使檔案內容發揮更大的作用。同時，檔案管理系統軟件還包括數據的傳送、接收、備份、恢復等功能，方便快捷，此外還具有用戶管理、日志功能、事務提醒等。

檔案管理軟件意義

1、檔案信息數字化能夠使不同載體形式的檔案信息得到轉化與再現。

根據檔案載體形式的不同，我們將錄像、幻燈、錄音、照片等各種形式的檔案信息經過數字轉換，也同樣再現其它載體檔案信息的真實內容，既加強管理又方便利用。

2、檔案信息數字化為實現檔案信息資源共享奠定基礎。

在當今信息化和數字化技術飛速發展的時代，檔案信息數字化是檔案管理發展的必然趨勢和方向，我們現在所做的檔案數字轉化工作除強化自身管理和方便檔案信息的利用外，為今后在國家大環境下作為科學技術檔案信息數據庫并入國家數字檔案聯網數據庫實現資源共享做好基礎準備。