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發布時間:2020-07-26 14:52  








為什么公司要企業檔案整理工作,今天小編就詳細給大家介紹一下,對這方面感興趣的可以一起來了解一下。
一、整理工作的意義
二、企業檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。
企業檔案整理工作,在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放,發揮檔案作用的一項前提條件,是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎,檔案整理科學化和標準化的提高,對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內容和步驟
(一)內容包括:
區分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂(或“裝盒”)、排列案卷目錄的編制。
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在國家檔案局頒布的檔案行業標準中定義了企業檔案的概念,企業檔案是指企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。那么企業的文書企業檔案整理應該包括那些基本內容呢?
1 文書企業檔案整理的基本單位
文書檔案整理的基本原則應遵循文件的形成規律,保持文件之間的有機聯系,區分不同價值,便于保管和利用。在《企業檔案工作規范》(DA/T 42—2009)中以“件”為整理單位指導企業進行文件級整理,即一文一件整理方式。
一文一件整理一般以每份文件為一件。但在企業OA收發文中的文件,如正文與附件、轉發文與被轉發文、請示與批復、報告與指示等,各文件相對獨立,容易造成歸檔不全和利用查找不到等情況,對于這類文件的處理方式應該視為一件來處理,實體也應裝訂在一起,便于查找利用。
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企業檔案整理后裝盒時的注意事項有哪些呢?。下面小編給大家總結了幾點,不知道的一起來看看下面這篇文章吧。
1.應視檔案盒的厚度選擇厚度適宜的文件,盡量做到文件裝盒后與檔案盒形成一個整體(即盡量放滿檔案盒),豎立放置時不至于使文件彎曲受損。
2.按照排列的先后順序依次裝盒;一盒裝滿后,順次裝入下一盒即可。
3.不同形成年度的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
4.不同保管期限的歸檔文件不要放入同一檔案盒。
5. 由全宗單位內各部門(即機構)整理歸檔的,不同部門(即機構)的檔案不要裝入同一盒內。
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