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通過(guò)數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過(guò)程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止拷貝打開(kāi)。

通過(guò)這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。對(duì)電子文件加蓋電子檔號(hào)章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類(lèi)整理歸檔后，通過(guò)軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號(hào)章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號(hào)章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

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電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門(mén)規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開(kāi)閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行保存。

電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。　　檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為建設(shè)檔案托管公司管理部門(mén)提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

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