北京紙質(zhì)檔案掃描公司的行業(yè)須知 北京東方明德公司

檔案掃描

⒈認(rèn)真無漏填寫紙質(zhì)檔案前處理、掃描交接單。

⒉對每份文件的每頁進(jìn)行糾偏處理，其左右歪斜偏差小2度。

⒊對橫向排放的頁面進(jìn)行左右旋轉(zhuǎn)90或270度處理，以符合閱讀習(xí)慣。

⒋對于除文字內(nèi)容外，紙張邊界內(nèi)有個(gè)別較大的黑點(diǎn)、黑線條、黑框、黑邊時(shí)進(jìn)行去黑處理。

⒌掃描過程中因操作原因或紙張質(zhì)量引起的卡紙而導(dǎo)致的紙張破損或斷裂時(shí)，應(yīng)盡可能按原縫隙粘貼好，再用平板掃描儀掃描。

⒍每一案卷紙質(zhì)檔案掃描完后，掃描人員應(yīng)核對案卷內(nèi)每一文件的實(shí)際掃描張數(shù)與前處理人員填寫的文件張數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)在備注欄填寫具體原因或向現(xiàn)場管理人員詢問。

⒎A4寬幅單面掃描儀快速掃描雙面文檔并正確排序的使用方法。

先將全部正面掃描并保存后，再將全部反面掃描（中間的白頁也要掃描）。排序時(shí)每次將后一頁依次在雙數(shù)頁（2，4，6……）前插入即可，直到1大頁碼數(shù)減2為止。后將文檔中的空白頁刪除。在實(shí)際操作過程中，當(dāng)全部頁數(shù)少于21時(shí)可用縮略圖中剪切與粘貼功能；當(dāng)全部頁數(shù)大于21時(shí)可用CTRL E和數(shù)字鍵實(shí)現(xiàn)快速排序；后將空白頁刪除。

⒏R、G、B顏色過濾及其應(yīng)用支持紅、綠、蘭三色過濾的掃描儀可以分別將紙張上的三種顏色之一過濾（不掃描），設(shè)置參數(shù)時(shí)應(yīng)根據(jù)紙張的顏色選擇過濾或不過濾。例如：紙張上的紅色表格、表框、紅頭1文件時(shí)不能選擇過濾，當(dāng)紅底黑字時(shí)就要選擇紅色過濾。

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拆卷檔案掃描

拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。

注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數(shù)，以便裝訂完成后核對掃描件數(shù)量，防止遺失。

2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時(shí)，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時(shí)合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號、頁數(shù)（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

4、對于折皺不平影響掃描質(zhì)量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進(jìn)行壓平處理，并確保每頁紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

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檔案掃描數(shù)據(jù)匯總及處理

數(shù)據(jù)匯總及處理 1、掃描組完成本批次數(shù)據(jù)的自檢后，即可提交給質(zhì)檢組進(jìn)行檢查。當(dāng)月數(shù)據(jù)應(yīng)在當(dāng)月30日時(shí)完全提交至質(zhì)檢組。 2、質(zhì)檢組每月5日前完成上一批數(shù)據(jù)的質(zhì)檢，并填寫《掃描數(shù)據(jù)入庫登記》。 3、質(zhì)檢組通過檢查后，對數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總，將本批次匯總數(shù)據(jù)提交“審核數(shù)據(jù)庫”。 4、由系統(tǒng)管理員對“審核數(shù)據(jù)庫”的批次數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)檢，并將通過復(fù)檢的數(shù)據(jù)匯總到總檔案掃描數(shù)據(jù)庫中，并提交到“檔案數(shù)據(jù)庫”目錄。 5、系統(tǒng)管理員將復(fù)檢通過的掃描數(shù)據(jù)批次追加到服務(wù)器備份，然后對相關(guān)科1室進(jìn)行更換和通知。

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