檔案掃描報價服務介紹“本信息長期有效”

檔案掃描流程

相比于檔案目錄信息的輸入存儲,檔案全文的錄入和存儲組織工作要復雜得多，必須建立起一套工作流程和技術規范,以保障未來網上檔案信息的高質量和統一性,確保檔案、圖書、情報等各類信息1大限度的一體化，并為今后技術的發展留下兼容和擴充的余地。整個檔案掃描一包括這幾個環節：文檔掃描批量的把紙介質的文檔、檔案、書本雜志等用掃描儀進行掃描。目前通常用高拍儀或者高速掃描儀來進行文檔掃描。圖像處理對圖像進行去歪斜，黑點、黑邊等操作。提取有效信息對圖像中有用的信息進行提取（利用OCR技術），有用的信息我們一般稱之為關鍵字或索引值，這些關鍵字在查詢時輸入，極方便的查詢出這份保險單。管理和利用通常檔案掃描的后一個環節是管理這些掃描后的電子化文件，如“文檔管理系統”、“知識管理系統”，就屬于這類型的管理軟件。通過對這些電子化文件的管理，查詢利用就非常的方便了。

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檔案掃描中注意事項

1.做好掃描數據的維護

對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出,必將會給后續的利用工作帶來麻煩,因此應該對掃描數據做好審查工作,謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除,但“去噪”工作應該區別對待,應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的,盡量保全檔案的原始性標記。

2.掃描程序的遵守與規定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象,因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的,為成績而違規操作,導致問題發生,必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴格履行有關規定,謹防丟失以及損毀現象的發生。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導,幫助其規避一些易發生的誤操作,糾正工作中不良習慣,確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

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拆卷檔案掃描

拆卷（件）：在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

注：1、記錄掃描件的各年度、保管期限的件數，以便裝訂完成后核對掃描件數量，防止遺失。

2、采用高掃的掃描件，必須去除裝訂物；用膠水沾粘方式的掃描件采用平面掃描儀掃描，確保原件不受損壞。

3、有A3、圖紙等大幅面的需要掃描件，通過A3平面掃描儀掃描，拆除分揀出來時，附上紙條，以便后期合卷裝訂。大幅面一次掃描不完的，可以分開掃描，后期處理圖片時合并為一張。紙條上注明:其所在案卷（件）的檔號、頁數（碼），紙條要附在掃描件上直至裝訂階段。

4、對于折皺不平影響掃描質量的及原裝訂形成在紙張背面的突起，要進行壓平處理，并確保每頁紙都捻開，以便掃描出的圖片圖像清晰、完整。

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