什么是智慧辦公

進入互聯網時代以來，飛速發展的智能科技和智能產品已經進入到我們生活的方方面面，為人們生產、生活帶來了革命性的變化。尤其在需要快節奏的商業社會中，工作占據著人們最主要和重要的位置，智慧辦公無疑是未來企業中辦公生活的重要趨勢。
快速變化的市場情況造成了不斷變化的工作空間，這催生出新的辦公需求：要滿足以年輕人為主的工作主流群體的工作方式的靈活化，創新化，便捷化，以及人員的快速變化，提升企業辦公空間的使用率，便捷性以及靈活度，都變得尤為重要。因此，辦公空間的智能化應用，可以說是未來辦公空間設計的重要考慮因素。
目前，智能化辦公空間主要包括智能工位管理系統、智能會議預約管理系統、智能訪客系統、智能電力系統、智能電話系統、智能網絡系統、智能辦公家具等。而其核心是智能化產品的普及和新技術的研發與應用。智能辦公系統基于協同辦公理念，將日常辦公所用到的空間與資源數字化、網絡化、管理統一化。跨部門、跨地域的協同辦公模式，達到了節約時間、節省成本、提高工作效率、提高資源使用效率、提高管理效率的目的。

通過應用智能辦公系統，可以實現物理空間與多種智能軟件的實時關聯和互動，從而實現靈活地并有效地使用有限的辦公資源，自動地按照企業制定的規則進行使用管理，并通過智能管理軟件進行數據實時地收集和宏觀分析，有效幫助企業合理規劃辦公資源，節省辦公成本，同時空間應用的自動化和智能化大大提高了管理效率，也提升員工的辦公體驗。

例如通過智能工位管理系統將跨地域的所有工位空間進行數字化管理，可以在線查看工位使用情況，管理人員可以在線安排固定工位的使用調整，員工可以跨地域進行個人工位的預約，臨時組成的項目組可以預約整體辦公空間，可以在線查找人員所在辦公空間，在安排和預約后，系統可以實時地通知對應人員辦公工位的地點和時間信息，也可以在對應工位的電子顯示牌上自動顯示預約人信息和預約時間。并通過工位人體感應系統實時探測工位使用情況，在人員實際到達工位后實時自動更新系統中的數據，在系統界面上可視化展現工位使用狀況。如果人員沒有按照預約時間到達，或者預約時間未結束就離開，系統可以自動感知并及時釋放占用的工位，方便其他需要使用的員工預約。同時，可以通過關聯智能電力、電話、網絡管理系統來根據工位使用情況自動管理工位的電源、電話和網絡。也可以通過關聯智能辦公家具來實現根據使用人員的習慣和身高等數據來自動調整工位桌椅的高低、傾斜角度等等。通過數字化管理，可以實時收集工位的使用數據，進而形成階段性、分區域、分部門的辦公空間使用情況的數據分析，為管理人員的決策提供基礎。

而智能會議預約管理系統則將企業會議室空間和其中的資源進行了數字化的管理，在設定好人員使用規則和權限后，將自動進行會議室空間和資源的使用和管理，并覆蓋到會議的整個流程，從預約到通知，從會議簽到到會議記錄，從延長、提前結束到會議反饋等等環節。可以對接企業OA系統和企業微信公眾號，做到統一身份認證和多入口登陸，隨時隨地進行登陸使用。在關聯了智能門禁系統、會議室中央控制系統、智能人體感應系統、智能環境管理系統后，可以更細致和自動化地管理會議室資源，例如可以實現只有與會人員在預約時間內才可以進入預約的會議室，提高會議保密性和保證零干擾。再比如可以在會議開始前自動按照預約時所選擇的會議模式來準備會議室內的燈光、音響、顯示屏、視頻會議、電動窗簾等的狀態，而會議結束后可以自動回到初始狀態。在使用和管理會議室的過程中，全部實現了自動化，網絡化，數據化。