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文件材料的收集對(duì)象：反映本單位主要職能活動(dòng)的，應(yīng)該立卷歸檔的文件材料，包括收、發(fā)文件、內(nèi)部文件、電報(bào)、各種會(huì)議文件（包括會(huì)議記錄），講話稿，電話記錄、出版物原稿（附原本），各種統(tǒng)計(jì)表、照片、錄音帶等文件材料。按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。

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會(huì)計(jì)檔案托管費(fèi)用的整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，也是會(huì)計(jì)檔案托管費(fèi)用規(guī)范化管理和提供利用的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。

（1）重要的來(lái)信來(lái)訪、批示、領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)形成的重要信件、電報(bào)。

（2）會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要(包括黨組和行政會(huì)議)

（3）本機(jī)關(guān)擬寫(xiě)的組織沿革、大事記、年鑒、重要的活動(dòng)剪報(bào)等。

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會(huì)計(jì)檔案托管費(fèi)用主要是將收集起來(lái)的每個(gè)人的檔案材料，進(jìn)行鑒別、分類、排序、編目，技術(shù)加工后裝訂成冊(cè)，并在此基礎(chǔ)上，不斷對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行補(bǔ)充。

會(huì)計(jì)檔案托管費(fèi)用分年度

按文件所形成的年度歸檔，不同的年度的文件一般不得放在一起歸檔，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)放在復(fù)文年歸檔，沒(méi)有復(fù)文的放在請(qǐng)示年歸檔。

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由于自然和社會(huì)的各種原因，檔案總是處于漸變性的自毀過(guò)程，或者可能會(huì)遭到突變性的破壞：而社會(huì)利用的需要，則要求長(zhǎng)遠(yuǎn)地?fù)碛型旰玫臋n案。為了解決檔案自然壽命的有限性與社會(huì)長(zhǎng)遠(yuǎn)利用需要之間的矛盾，就需要開(kāi)展會(huì)計(jì)檔案托管費(fèi)用的保管工作。

首先，檔案應(yīng)當(dāng)通過(guò)編制目錄的方式將檔案的保管單位和排列順序進(jìn)一步固定下來(lái)。其次，需要編制目錄使檔案有目可查，為檢索提供手段。檢索簡(jiǎn)單地說(shuō)就是查找檔案。但檔案利用的需求往往是復(fù)雜多樣的，需要應(yīng)用目錄學(xué)、歷史學(xué)、地理學(xué)和信息技術(shù)等知識(shí)開(kāi)展科學(xué)的檔案檢索工作。編目與檢索工作解決的是檔案數(shù)量浩繁內(nèi)容復(fù)雜與檔案利用要求快捷的矛盾。

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