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工齡、待遇、受保時間等也是以個人檔案的記錄為依據的。如退休時需要依據檔案認定個人出生時間，從而確定退休時間，需要確定個人參加工作時間，從而確定開始繳費或視同繳費的時間，以計算養老金金額等。

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學生畢業時都會領導報到證，一聯是編進檔案的報到證，一聯是發到學生手上的報到證，兩個內容其實是一樣的，但是顏色不一樣，發到學生手上的報到證是藍的，在學生自己那邊保管，另外一聯是白色的，已經在畢業前編進了檔案。