會議物料制作公司咨詢客服「宏陽圖文」

會議/會展需要準備哪些工作？

提前檢查菜單和其他服務(wù)狀況，提前檢查餐廳衛(wèi)生，餐具必備品和完好程度，檢查桌椅數(shù)量和擺設(shè)，確保準備完整。提前調(diào)整宣傳設(shè)備的擺放和位置，會議期間的攝影設(shè)備和攝影人員的搭配要及時到位。電源的安全，確保會議開展道路的通暢，加強樓層和門衛(wèi)等處的檢查，增加安全隱患的意識。為避免個別代表和領(lǐng)導(dǎo)的異常狀況，應(yīng)成立組或者是生活服務(wù)小組。會議散場和為防止意外發(fā)生，應(yīng)該在大廳、樓層、餐廳、會議室和電梯表示箭頭，和安全出口。

會議材料的撰寫

1、 安排會議主旨材料撰寫。

2、 通知發(fā)言人準備講稿。

3、 準備會議需用材料，準備電子文檔和紙質(zhì)文檔便于查閱。

4、 撰寫領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言報告。

5、 準備主持詞。

會前會場準備工作。

1、 分配會議各項工作，提前落實到部門和個人。

2、 布置會議場地，打掃會場衛(wèi)生，準備鮮花盆栽。

3、 檢查會議使用設(shè)備（音響、話筒、投影儀等）是否正常運轉(zhuǎn)。

4、 準備會議需用道具。

5、 給參會人員準備紙和筆。

6、 如參會人員距離會場過遠，安排車輛接送。

7、 制作會議指南，含會議時間、地點、流程、注意事項（會場紀律），分發(fā)或通知參會人員。

安排會議預(yù)演。

1、 在會議召開前1-2天，會議準備人員進行會議效果預(yù)演，及 時發(fā)現(xiàn)問題，完善會議準備工作。

2、 審核所有發(fā)言人講稿，審核會議所用資料是否正確。

1. 邀請函，郵件和電話邀請配合使用

(展會內(nèi)容可以提前1-3個月在郵件簽名處編寫好，方便可以告知，大范圍的告知)

2. 名片登記本，需要表示出合影的編號或者時間

3. pad，準備圖片和視頻內(nèi)容，工廠，樣品間，設(shè)備，檢測報告等，更直觀的介紹自己

4. 給客戶發(fā)送展位圖和展館平面圖，標注自己展臺，電梯口等位置，方便客戶到達

5. 布展完畢后給客戶發(fā)送展位照片，合影照片和個人展會合影照片