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人事檔案管理系統

該系統是對傳統干部檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案及材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，并可通過局域網絡、組織系統專網實現干部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照干部檔案業務工作流程 ，經過分管批準、檔案管理人員的授權，外來查檔單位可以在閱檔室進行登記后，通過計算機查閱電子檔案。系統全方面運行后，可以大大提高日常工作效率，提升干部檔案工作服務的水平和質量，實現干部檔案由傳統管理向干部信息研究與利用的質的轉變。

檔案管理系統產生的背景

1978年,我國進入了改革開放的新時期,與國外的教育交流迅速發展,尤其是2001年中國正式加入WTO之后,標志著中國對外開放進入了一個全新的階段,國家改革開放政策極大地帶動了出國留學生的派遣工作。國外學校一般要求留學生辦理相應語種的成績證明、畢業的證明等相關檔案,這些檔案均由高校檔案館提供。外語類院校培養了大量的外語專業人才,他們對出國留學、訪學、交流有著很大的潛在需求,大連外國語大學檔案館2016、2017年度辦理出國證明均在一萬份以上。學校現有10個外語語種,33個本科專業,因為語種、專業眾多,課程又分為必修課、選修課,選修課包括任選課和必選課,因專業、年級、出國交換經歷、選修課等因素的區別每一位畢業生的成績都是不一樣的,之前在實際工作過程中,檔案館采用人工翻譯的方式,每一張成績證明的錄入、翻譯都需要花費較長的時間。

檔案管理系統體現了智慧檔案館的核心價值

高校智慧檔案館有檔案信息感知與協同處置的功能,綜合運用先進的物聯網技術、云計算技術和自動控制技術,構建一個感知并根據預設方案和案例經驗等自動處置檔案內容信息、載體信息和管理信息的檔案綜合管理和控制體系,以提高的檔案管理與檔案館運行的效率和服務水平。高校智慧檔案館建設目標是實現檔案館管理、服務的智慧化,很大程度地發揮檔案的價值。雖然現在檔案學界普遍認為智慧檔案館建設是通過物聯網、云計算等智慧技術和相應的智慧設備反映和實現的。