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發(fā)布時(shí)間：2021-09-11 21:28
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會(huì)議活動(dòng)策劃布置的10寶
一、會(huì)議活動(dòng)的初衷和目的
首先要與活動(dòng)甲方交流好活動(dòng)需求，一般包括商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的類型、主題，參加活動(dòng)人數(shù)，商務(wù)會(huì)議活動(dòng)的舉行時(shí)間，具體甲方想達(dá)到什么樣的訴求。活動(dòng)策劃公司需要明確目標(biāo)。
二、會(huì)議活動(dòng)的策劃方案提出
依據(jù)會(huì)議活動(dòng)的具體需求，會(huì)議策劃的計(jì)劃：場(chǎng)所挑選、日程組織、會(huì)議的項(xiàng)目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個(gè)細(xì)節(jié)。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預(yù)算之內(nèi)進(jìn)行策劃方案。
三、場(chǎng)地勘驗(yàn)與預(yù)定
場(chǎng)地的預(yù)定需要快速，因?yàn)楹芏鄷r(shí)候因?yàn)閳?chǎng)地檔期從而造成活動(dòng)方案的改動(dòng)，或者達(dá)不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。
四、會(huì)議活動(dòng)策劃的落地方案推敲
與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計(jì)劃，落地方案已定要便于后期會(huì)議場(chǎng)地布置公司的實(shí)際操作。一般盡量采用常規(guī)出租活動(dòng)搭建物料，比如，桁架、舞臺(tái)、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動(dòng)道具，需要提前制作，協(xié)調(diào)場(chǎng)地、以便于后期施工的方便。
五、會(huì)議執(zhí)行合同的簽訂
再與活動(dòng)甲方確認(rèn)策劃方案后，兩邊簽訂合同（主要是一個(gè)價(jià)格商定以及合同細(xì)節(jié)的推敲），盡可能的吧雙方的各自責(zé)任和義務(wù)表達(dá)清楚，以便于對(duì)雙方的法律約定。
會(huì)議活動(dòng)布置策劃的流程
確定時(shí)間、流程與目標(biāo)管理，并做好反饋、調(diào)整。
整個(gè)活動(dòng)是一個(gè)系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動(dòng)中各項(xiàng)工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關(guān)系及其有機(jī)組合的過程管理。比如在活動(dòng)中，主題內(nèi)容、意義確定才能確定議程、規(guī)格，規(guī)模、規(guī)格確定才能確定人數(shù)，人數(shù)確定才能落實(shí)場(chǎng)地，場(chǎng)地落實(shí)才能現(xiàn)場(chǎng)布置等等。流程管理使總協(xié)調(diào)人對(duì)于整個(gè)活動(dòng)的各個(gè)部分有著清晰的認(rèn)識(shí)，便于找出工作的關(guān)鍵點(diǎn)、重點(diǎn)、難點(diǎn)，一般以程序框圖表現(xiàn)。
會(huì)議活動(dòng)布置策劃怎么做？
1、 明確活動(dòng)背景、目的
2、 明確活動(dòng)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、參與人數(shù)、活動(dòng)內(nèi)容、相關(guān)準(zhǔn)備材料種類、數(shù)量
3、 組織會(huì)務(wù)工作小組，確定會(huì)務(wù)組及成員，制定會(huì)議準(zhǔn)備工作部署
4、 根據(jù)確定的會(huì)議議程，制定會(huì)議預(yù)算，申請(qǐng)專項(xiàng)會(huì)務(wù)費(fèi)用
5、 確定明確的會(huì)議議程、落實(shí)參會(huì)人員參加情況、會(huì)議具體地點(diǎn)情況、參會(huì)人員住宿安排情況、會(huì)議車輛情況，安全應(yīng)急預(yù)案情況，形成會(huì)務(wù)指南樣稿，經(jīng)會(huì)議小組確認(rèn)后開始印刷
6、 發(fā)布會(huì)議通知，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、提交會(huì)議材料格式要求、參會(huì)人員
7、 確認(rèn)發(fā)言人，選擇標(biāo)準(zhǔn)：有演講能力、有影響力、受到普遍尊重的、實(shí)際經(jīng)歷豐富、感人或幽默的故事
8、 根據(jù)時(shí)間進(jìn)行預(yù)演，防止時(shí)間不夠和提前結(jié)束的現(xiàn)象
9、 活動(dòng)前期宣傳
10、 確定背景圖、橫幅、參會(huì)證、桌簽、路引、活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)路線圖的樣式和內(nèi)容，經(jīng)會(huì)議小組確認(rèn)后，開始制作橫幅、參會(huì)證、桌簽等
11、 檢查各項(xiàng)宣傳材料到位情況，包括橫幅、路引、桌簽、參會(huì)證
12、 參會(huì)人員房間安排、餐飲安排
13、 提前安排人員到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，安排會(huì)議室、住宿、餐飲事宜
14、 檢查各項(xiàng)會(huì)務(wù)資料到位情況，包括匯報(bào)材料、會(huì)務(wù)指南等
15、 檢查會(huì)議住宿、餐飲安排情況，如有晚宴，要協(xié)調(diào)好地點(diǎn)、酒水
16、 確定進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、搭建內(nèi)容
17、 提天與主持人溝通，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)彩排與準(zhǔn)備
布置會(huì)議需要做些什么準(zhǔn)備？
1、制作會(huì)場(chǎng)效果圖，與主辦方確認(rèn)；
2、橫幅/背景板的噴繪制作；
3、印制手提袋；
4、租賃音響設(shè)備；
5、盆花/鮮花；
6、寄送邀請(qǐng)函/禮品采購、發(fā)放；
7、布置會(huì)場(chǎng)；
8、確定宴會(huì)形式及菜譜；
9、車輛的租賃。
10、主持人的選擇：必須根據(jù)不同的主題來選擇風(fēng)格不同的主持人；
11、議程的安排：熱烈的開場(chǎng)音樂，首先將參會(huì)人員的注意力全部集中，便于開展后議程；
12、節(jié)目的安排：節(jié)目的編排，必須達(dá)到張弛有度，快慢結(jié)合，讓客戶融入輕松愜意的氛圍；
13、游戲活動(dòng)：公司及員工與客戶之間的游戲互動(dòng)，可瞬間拉近彼此的距離；
14、抽獎(jiǎng)環(huán)節(jié)：制造懸念，重點(diǎn)突擊，使會(huì)議推向高潮；
15、會(huì)后禮品：有代表性和紀(jì)念性的媒體答謝會(huì)禮品，讓客戶更深刻的記住這次非凡的媒體答謝會(huì)。
