會議會展設(shè)備的行業(yè)須知【順天文化傳播】

加強溝通，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)。一方面，要加強對上的溝通請示工作。為使會議效果達(dá)到有關(guān)要求，在組織籌備會議的過程中，必須加強與本單位領(lǐng)導(dǎo)和上級領(lǐng)導(dǎo)的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。所謂會務(wù)工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務(wù)工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復(fù)勞動與差錯。大型會議的順利開展，是會件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務(wù)、安全保衛(wèi)等部門密切配合、相互協(xié)作的結(jié)果，因此在會議籌備期間，必須加強與上述部門的橫向溝通銜接工作，合理調(diào)整工作進度，加強配合，共同推進籌備工作有序進行。

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會務(wù)工作也有它的技巧，運用得好可以事半功倍。會務(wù)人員平時應(yīng)當(dāng)仔細(xì)琢磨，用心研究，多學(xué)習(xí)一些會務(wù)知識，多總結(jié)一些經(jīng)驗教訓(xùn)，多嘗試一些解決問題的新辦法。例如，為了保證會務(wù)準(zhǔn)備工作萬無一失，可以加強會前檢查，做到檢查、多次檢查；可以和主辦方溝通，因為主辦方經(jīng)常參展，對于人數(shù)和規(guī)模基本都有一個很準(zhǔn)確的預(yù)測，也可參考近參展的票面統(tǒng)計數(shù)據(jù)。可以嘗試模擬運行會議的主要議程，發(fā)現(xiàn)細(xì)節(jié)上的疏漏并及時予以彌補；多聽聽各方意見，看看還有什么沒考慮到的問題和隱患。為了節(jié)約會議經(jīng)費，可以把會議預(yù)算方案編制得更仔細(xì)，一一明確各項支出的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，如發(fā)生預(yù)算外支出必須先請示；比價采購以及充分安排利用本單位車輛，或向友鄰單位臨時借用等方式，節(jié)省開支。缺乏某類會議工作經(jīng)驗時，可參考原有會議方案，多向領(lǐng)導(dǎo)同事請教，多學(xué)習(xí)借鑒外單位的經(jīng)驗做法。

會展是指會議、展覽（Exhibition，Trade Show，Exition，Trade Fair或Trade Events等）、大型活動等集體性的商業(yè)或非商業(yè)活動的簡稱。其概念內(nèi)涵是指在一定地域空間，許多人聚集在一起形成的、定期或不定期、制度或非制度的傳遞和交流信息的群眾性社會活動，其概念的外延包括各種類型的博覽會、展銷活動、大中小型會議、文化活動、節(jié)慶活動等。在會展公司里，業(yè)務(wù)主管(貿(mào)易展會經(jīng)理)具有特殊地位，他是溝通會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商的中介，一方面，他代表會展公司與展會服務(wù)承包商、參展商等洽談業(yè)務(wù)。

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