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發布時間:2021-09-08 18:54  
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檔案信息管理的建立要求
智慧檔案館具有智能檔案存放環境管理需求。《GBT 27703-2011 信息與文獻圖書館和檔案館的文獻保存要求》、《JGJ25-2000 檔案館建筑設計規范》等標準中規定了檔案保存的環境要求,對環境溫濕度、顆粒物、微生物、二氧化氮、臭氧、醋酸等有害氣體提出了明確要求。智慧檔案館應提供智能檔案存放管理手段,確保檔案保存環境安全。
建設智慧檔案館,實現檔案工作對電子文件和電子檔案真實、可靠、完整和安全的管理,是國家經濟發展對檔案工作的必然要求,也是對智慧檔案事業發展的客觀需求。
檔案信息管理概述
數字檔案館是一個內容管理系統、集成系統和數字信息長期保存系統的集合。作為以電子文件、檔案以及其他信息資源等非結構化數據為主要管理對象的數字檔案館,它不僅僅起到一個數據中心的作用,也不僅僅起到發布利用的作用,而是具有有序處理和集成管理的功能。它的有序處理和管理過程包括收集、創建、確認、轉換、存檔、管理、發布利用等涵蓋文件生命周期管理實踐的全過程。集成(integration)含綜合、融合、整合成為整體和一體化的意思。就數字檔案館而言,就是將集成管理理論應用于涵蓋文件檔案信息資源生命周期管理實踐的全過程,即在管理思想上以集成理論為指導,在管理行為上以集成機制為核心,在管理視野上突破管理業務流程機構部門間的限制,并從全程管理的層面來對待各種檔案信息資源要素,提高各種管理要素的交融度,以利于優化和增強檔案信息資源的真實性、完整性、有效性和有序性,提供以用戶需求為導向的檔案信息集成服務。
檔案信息管理——技術介紹
智慧檔案館中信息管理系統引入物聯網技術,在所有檔案實體上設置一個帶傳感能力的電子標簽,通過傳感節點的方式實現對每一份檔案的實時感知和檢測能力,同時建立物聯網管理系統與現有的信息管理系統間的無縫鏈接。檔案管理人員利用讀寫設備對檔案密集架上的檔案進行盤查掃描,以檢測每一件檔案的狀態,并將掃描的信息與管理系統中的信息進行比對更新,從而及時發現檔案丟失或者錯位放置的問題。
檔案信息管理——提升工作效率
隨著科技的不斷發展,企業的管理方式也隨之改變,變得更加的方便、快捷,而檔案信息管理就為企業的工作效率的提升做出了重要的貢獻,有著很大的優勢。
如今,數字化、信息化已經應用于各個領域,檔案管理體系也已被數字化和信息化技術所改變,形成了新型、科學的管理模式。
現代檔案管理的采集階段、整理階段、存儲階段、更新階段都充分的體現出數字信息化技術的重要作用,呈現出一個全新的現代化數字檔案管理平臺,較大的促進了檔案管理的科學、穩定發展。