檔案掃描整理服務為先

檔案掃描中注意事項

1.做好掃描數據的維護

對于掃描數據的維護主要是確保數據信息的完整性以及對數據質量的控制。一是做好對掃描數據完整性的審查。在掃描過程中,由于失誤,可能會導致某份文件或一份文件內個別頁面的漏掃或重掃。如果不及時地查出,必將會給后續的利用工作帶來麻煩,因此應該對掃描數據做好審查工作,謹防漏掃或重掃現象給數據帶來的不完整或不規范。二是做好數據信息的質量控制。對于由于機器及操作原因致使數據極不清晰而無法使用的,要重新掃描;對于數據信息中所存在的“噪點”應該予以消除,但“去噪”工作應該區別對待,應該視“噪點”為檔案本身所有的還是由于人為以及機器原因導致的,盡量保全檔案的原始性標記。

2.掃描程序的遵守與規定的落實

掃描工作的操作對象是檔案實體,由于檔案的惟一性與憑證性,不允許發生檔案實體的丟失與損毀現象,因此掃描工作中要嚴格遵守操作程序和規定。一是正確處理好工作與成績之間的關系。成績的取得是以安全為前提的,為成績而違規操作,導致問題發生,必將抵消成績或造成對成績的否定。因此在日常的掃描中,要處處小心,嚴格履行有關規定,謹防丟失以及損毀現象的發生。二是做好有關程序遵守與規定落實的監督。加強在各個環節中對掃描人員的工作指導,幫助其規避一些易發生的誤操作,糾正工作中不良習慣,確保掃描工作在安全的基礎上出成績。

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檔案掃描操作規范

操作規范： 檢查電源→開啟機器→掃描→補掃→機器保養 1、先檢查機器，再按規定分別開啟掃描儀和計算機，做好掃描前的一切準備工作。 2、領取檔案，進行掃描。掃描前必須根據檔案序號等情況分理清楚后再掃描，保證掃描圖像清楚、不歪斜、無黑邊、無雜點。 3、掃描時桌面上不得放置任何液體，杜絕一切可能損傷檔案的事情發生；掃描后的文件及時歸盒，移交下一環節。 4、愛惜機器設備，加強設備的維護保養，能及時處理作業中一般故障。 5、認真填寫生產流程表和掃描情況統計。

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檔案掃描服務

　目前，大多數檔案館保存的檔案信息形態主要以紙質、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應于傳統的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經過編研等初步加工，編輯印發檔案資料，實現以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經濟價值和社會價值也難以充分實現，更難適應當代“數字化生存”的形勢。檔案原件數字化，對檔案信息的現代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

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檔案掃描的意義

(一)提高了經濟效益。數字化管理檔案通過新形式，將傳統的主要以紙質為載體的檔案信息對象轉化為機讀檔案，極大地減少了保管存儲費用，還在一定程度上節省了占地空間，查閱起來也節約了大量時間，從而也避免了因反復印刷復印資料而造成的紙張消耗和人員利用。

(二)提高辦公效率。檔案數字化能夠提供詳細、即時的數據信息，使查詢資料變得非常方便快捷，也大大減少了辦公人員的工作量，減輕其負擔。檔案庫也從原本的文件實體保管擴展成了提供信息的信息保存調用中心。

(三)提供全1面的服務工作。檔案數字化通過互聯網、局域網、政務網進行檢索、儲存閱讀電子檔案、提高管理水平、提高1檔案業務部門的服務水平，為檔案面向社會服務大眾及其自身內部管理提供了更為全1面的服務工作。

(四)實現更高的社會價值。檔案自身的重要性決定了其所具有的社會價值，它也絕1對是社會歷史發展進程中一個不可或缺的方面，它承載著過去，為現在所利用，更能夠使我們更好地規劃未來。數字檔案的建設，涉及不同的領域和行業，傳承著人類文明，為社會1主義政治經濟建設服務，有力地1推動了我國各項事業的建設發展。

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