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案卷的保存期限和銷毀

　　保存期限　　已結(jié)案的案卷可分成：未授權(quán)結(jié)案(視為撤回、撤回和駁回等) 的案卷和授權(quán)后結(jié)案(視為放棄取得專利權(quán)、主動放棄專利權(quán)、未繳年費(fèi)專利權(quán)終止、專利權(quán)期限屆滿和專利權(quán)被宣告全部無效等) 的案卷兩種。未授權(quán)結(jié)案的案卷的保存期限不少于二年，一般為三年;授權(quán)后結(jié)案的案卷的保存期限不少于三年，一般為五年。保存期限自結(jié)案日起算。有分案申請的原申請的案卷的保存期從最后結(jié)案的分案的結(jié)案日起算。作出不受理決定的專利申請文件保存期限為一年。保存期限自不受理通知書發(fā)出之日起算。銷毀前通過計算機(jī)作出案卷銷毀清冊，該清冊記載被銷毀的案卷的案卷號、基本著錄項(xiàng)目、銷毀日期。清冊經(jīng)主管局長簽署同意銷毀后，由主管案卷部門實(shí)施銷毀工作。

退件的處理和文件的查詢

　　1、退件的處理

　　郵寄退回的通知和決定由發(fā)文部門作計算機(jī)登錄，再轉(zhuǎn)送相關(guān)部門進(jìn)行處理。

　　處理退件首先應(yīng)當(dāng)根據(jù)申請文檔中申請人、專利代理機(jī)構(gòu)提供的各種文件進(jìn)行分析，查清退件的原因。能夠重新確定正確地址和收件人的，更正后重新發(fā)出。

　　退件經(jīng)過處理仍無法郵寄或者再次被退回時，根據(jù)通知和決定的性質(zhì)，必要時采用公告的方式送達(dá)當(dāng)事人。

　　退件(連同信封) 應(yīng)當(dāng)存檔。

　　2、文件的查詢

　　當(dāng)事人陳述未收到專利局的某一通知和決定的，應(yīng)當(dāng)由退件處理部門進(jìn)行查詢。查詢首先在專利局發(fā)文部門進(jìn)行，查詢結(jié)果(包括通知和決定的發(fā)文日期、掛i號號碼和收件人) 應(yīng)當(dāng)由退件處理部門通知當(dāng)事人。

　　當(dāng)事人需要進(jìn)一步了解送達(dá)情況的，應(yīng)當(dāng)辦理郵路查詢手續(xù)，由發(fā)文部門通過當(dāng)?shù)剜]局查詢收件人所在郵政部門。查詢結(jié)果表明未送達(dá)的責(zé)任在專利局或者郵局的，應(yīng)當(dāng)按照新的發(fā)文日重新發(fā)出有關(guān)通知和決定;查詢結(jié)果表明未送達(dá)的責(zé)任在收件人所在單位收發(fā)部門或者收件人本人及其有關(guān)人員的，專利局可以根據(jù)當(dāng)事人的請求重新發(fā)出有關(guān)通知和決定的復(fù)印件，但不得變更發(fā)文日。

　　郵路查詢時效為十個月，自發(fā)文日起計算。

專利局在初步審查中，對于申請文件中不符合《專利法》要求的，應(yīng)當(dāng)給予申請人補(bǔ)正機(jī)會，通知申請人在指i定期限內(nèi)補(bǔ)正。申請人無正當(dāng)理由不補(bǔ)正的，其申請視為撤回。補(bǔ)正后仍不符合要求的，專利局應(yīng)當(dāng)予以駁回。申請人不服的，可以請求專利復(fù)審委i員會復(fù)審。

??《專利法》第40條規(guī)定;“實(shí)用新型和外觀設(shè)計專利申請經(jīng)初步審查沒有發(fā)現(xiàn)駁回理由的，由國務(wù)i院專利行政部門做出授予實(shí)用新型專利權(quán)或外觀設(shè)計專利權(quán)的決定，發(fā)給相應(yīng)的專利證書，并予以登記和公告。實(shí)用新型專利權(quán)和外觀設(shè)計專利權(quán)自公告之日起生效。”該規(guī)定表明，我國對于實(shí)用新型專利和外觀設(shè)計專利僅進(jìn)行初步審查。因此，專利局應(yīng)依照《專利法》對實(shí)用新型和外觀設(shè)計的初步審查的要求進(jìn)行嚴(yán)格審查，對符合授權(quán)條件的申請及時授予專利權(quán)。

??審查目的

??專利形式審查的主要目的是查明申請專利的發(fā)明是否符合《專利法》關(guān)于形式要求的規(guī)定，為以后的公開和實(shí)質(zhì)審查做準(zhǔn)備;查明申請專利的實(shí)用新型和外觀設(shè)計是否符合《專利法》關(guān)于授予專利權(quán)的規(guī)定，對符合授予條件的實(shí)用新型和外觀設(shè)計依法授予專利權(quán)。

著錄項(xiàng)目變更手續(xù)的審批

　　審查員應(yīng)當(dāng)依據(jù)當(dāng)事人提交的著錄項(xiàng)目變更申報書和附具的證明文件進(jìn)行審查。著錄項(xiàng)目變更申報手續(xù)不符合規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)向辦理變更手續(xù)的當(dāng)事人發(fā)出視為未提出通知書;著錄項(xiàng)目變更申報手續(xù)符合規(guī)定的，應(yīng)當(dāng)向有關(guān)當(dāng)事人發(fā)出手續(xù)合格通知書，通知著錄項(xiàng)目變更前后的情況，應(yīng)當(dāng)予以公告的，還應(yīng)當(dāng)同時通知準(zhǔn)備公告的卷期號。

　　著錄項(xiàng)目變更涉及權(quán)利轉(zhuǎn)移的，手續(xù)合格通知書應(yīng)當(dāng)發(fā)給雙方當(dāng)事人。同一次提出的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 涉及多次變更的，手續(xù)合格通知書應(yīng)當(dāng)發(fā)給變更前的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 和變更最后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人)。手續(xù)合格通知書中的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 應(yīng)當(dāng)填寫變更后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人)。涉及專利代理機(jī)構(gòu)更換的，手續(xù)合格通知書應(yīng)當(dāng)發(fā)給變更前和變更后的專利代理機(jī)構(gòu)。與此同時，審查員還應(yīng)當(dāng)作如下處理：

　　(1)涉及享有費(fèi)用減緩的：

　　(i)申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 全部變更的，變更后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 未提出費(fèi)用減緩請求的，不再予以費(fèi)用減緩，審查員應(yīng)當(dāng)修改數(shù)據(jù)庫中的費(fèi)用減緩標(biāo)記，并通知申請人(或?qū)＠麢?quán)人)。

　　(ii) 變更后申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 增加的，新增的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 未提出費(fèi)用減緩請求的，不再予以費(fèi)用減緩，審查員應(yīng)當(dāng)修改數(shù)據(jù)庫中的費(fèi)用減緩標(biāo)記，并通知申請人(或?qū)＠麢?quán)人)。

　　(iii) 變更后申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 減少的，申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 未再提出費(fèi)用減緩請求的，費(fèi)用減緩標(biāo)準(zhǔn)不變。

　　變更后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 可以根據(jù)專利費(fèi)用減緩辦法重新辦理請求費(fèi)用減緩的手續(xù)。

　　(2) 變更前申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 填寫了聯(lián)系人的，變更后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 未指定原聯(lián)系人為其聯(lián)系人的，審查員應(yīng)當(dāng)刪除數(shù)據(jù)庫中變更前的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 指定的聯(lián)系人信息。

　　(3) 涉及委托專利代理機(jī)構(gòu)的，變更后的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 未委托專利代理機(jī)構(gòu)的，審查員應(yīng)當(dāng)刪除數(shù)據(jù)庫中變更前的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 委托的專利代理機(jī)構(gòu)信息。

　　(4)按規(guī)定應(yīng)當(dāng)在專利公報上公告變更情況的，例如專利權(quán)人的變更等，應(yīng)當(dāng)公告著錄項(xiàng)目變更前后的情況。

　　(5)專利代理機(jī)構(gòu)名稱、地址變更以及按照專利代理?xiàng)l例撤銷專利代理機(jī)構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)作如下處理：

　　(i)對于因?qū)＠頇C(jī)構(gòu)的集體著錄項(xiàng)目變更和專利代理機(jī)構(gòu)被撤銷需要統(tǒng)一處理的， 統(tǒng)一修改數(shù)據(jù)庫中有關(guān)著錄項(xiàng)目。

　　(ii)被撤銷專利代理機(jī)構(gòu)的專利申請(或?qū)＠? 的申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 是中國內(nèi)地個人或者單位的，自撤銷公告之日起，第1署名申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 視為專利申請的代表人，另有聲明的除外。申請人(或?qū)＠麢?quán)人) 也可以重新委托其他專利代理機(jī)構(gòu)。