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檔案掃描前期工作

1.做好要進行掃描的檔案的前期處理

檔案部門所存儲的檔案一般都是采用“三點一線”的方式縫制后裝在案卷盒內的。為加快掃描速度,以及確保掃描質量,一般將縫制好的檔案拆開,以便于能用高速掃描儀進行掃描。在拆線的過程中,應該謹防刀具劃傷檔案以及其他因素對檔案產生的損傷。對于拆線的速度,應該與掃描速度相配合,一般拆完一卷掃描一卷,這樣可以防止由于拆好的檔案大量的堆積而造成檔案混雜或丟失;亦可以兩個人為一個小組,進行分工協作,一個人負責拆,一個人負責掃描。同時,在前期處理中,還應該對先前檔案整理的規范性進行檢查,如文件名與目錄是否對應、檔號章填寫是否正確、件內頁數標注是否有誤等,由于歸檔工作的不認真,在工作中上述錯誤現象極為普遍。

2.規范有關操作流程與標準

規范有關操作流程與標準是對與掃描工作有關的各個環節操作方法的統一,以便于掃描人員在具體操作時能夠有據可依,以防無效勞動的產生,造成人力、物力資源的浪費。一是掃描工作中各個環節都要責任明確,以防在出現問題時互相扯皮,以及由于責任不明確而造成的管理混亂等。二是規范掃描工作的操作流程,確保各個環節工作之間的有效銜接。如掃描人員從庫房中領取要掃描的檔案要履行嚴格的借閱程序、掃描數據移交的程序等。三是掃描數據質量標準的統一,如掃描數據信息的存放格式、分辨率等有關圖像質量參數的要求。同時,還應該加

強對掃描人員關于操作流程與標準的培訓與傳達力度,確保他們熟練掌握操作流程、熟知有關標準要求。

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檔案掃描分辨率

1掃描分辨率參數的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準。 2采用彩色模式對檔案進行掃描時，其分辨率一般均選擇大于或等于200DPI。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當提高分辨率。

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檔案掃描數據匯總及處理

數據匯總及處理 1、掃描組完成本批次數據的自檢后，即可提交給質檢組進行檢查。當月數據應在當月30日時完全提交至質檢組。 2、質檢組每月5日前完成上一批數據的質檢，并填寫《掃描數據入庫登記》。 3、質檢組通過檢查后，對數據進行匯總，將本批次匯總數據提交“審核數據庫”。 4、由系統管理員對“審核數據庫”的批次數據進行復檢，并將通過復檢的數據匯總到總檔案掃描數據庫中，并提交到“檔案數據庫”目錄。 5、系統管理員將復檢通過的掃描數據批次追加到服務器備份，然后對相關科1室進行更換和通知。

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檔案掃描之儀器

檔案掃描儀是利用光電技術和數字處理技術，以掃描方式將圖形或圖像信息轉換為數字信號的裝置。是專門為檔案館、圖書館等提供的一種掃描書籍的設備、生產的一種低碳、環保的新型文檔掃描儀。是應用光學原理矩陣式CCD技術點對點掃描成像原理，一次性掃描，沒有亮光來回移動，不刺眼無輻射，從而大大的提高了工作效率，還方便了讀者的查看與利用。檔案掃描儀是專業為檔案館提供的一種數字化的加工設備，原理就是利用矩陣式CCD技術把紙質的檔案轉化成圖像的形式儲存起來，方便之后的查看與利用，也減少了占用的空間非常方便。檔案掃描儀通常是采用矩陣CCD的技術，快速的識別檔案文獻，然后進行處理儲存的外部計算機設備，這樣減少了大量的人工時間，也可以利用usb口接外部儲存設備。

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