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發布時間：2021-08-25 07:39
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會議活動策劃布置的10寶
一、會議活動的初衷和目的
首先要與活動甲方交流好活動需求，一般包括商務會議活動的類型、主題，參加活動人數，商務會議活動的舉行時間，具體甲方想達到什么樣的訴求。活動策劃公司需要明確目標。
二、會議活動的策劃方案提出
依據會議活動的具體需求，會議策劃的計劃：場所挑選、日程組織、會議的項目、餐飲住宿組織等等，需求考慮到每一個細節。盡可能做到面面俱到，但是前提是跟甲方充分的溝通，盡量在預算之內進行策劃方案。
三、場地勘驗與預定
場地的預定需要快速，因為很多時候因為場地檔期從而造成活動方案的改動，或者達不到理想的效果。所以我們建議需要快速考察簽訂。
四、會議活動策劃的落地方案推敲
與甲方充分交流策劃思路，并做出落地計劃，落地方案已定要便于后期會議場地布置公司的實際操作。一般盡量采用常規出租活動搭建物料，比如，桁架、舞臺、燈光、音響、大屏、truss架等等。如果有一些特殊的活動道具，需要提前制作，協調場地、以便于后期施工的方便。
五、會議執行合同的簽訂
再與活動甲方確認策劃方案后，兩邊簽訂合同（主要是一個價格商定以及合同細節的推敲），盡可能的吧雙方的各自責任和義務表達清楚，以便于對雙方的法律約定。
會議活動布置策劃的原則
1、利益主導原則
會展企業要獲得持續發展，每一個項目的推出都應實現某種預期的目標利益.作為一種服務性的項目，企業在策劃時應該考慮的利益包括:
2.會展企業自身的利益
對于每一個會展項目來說，會展企業都要在人、財、物、時間等方面投入，任同的投入都希望獲得回報.任同會展策劃都是從企業的利益出發而開展的，策劃任何項目都在考慮使企業盡量實現‘’投入一產出“的基礎上進行，能否保證會展企業自身利益的實現是衡量一項策劃是否成功的主要指標。企業的利益包括長期的利益和短期的利益，在策劃時應合理協調好長期利益和短期利益的關系，保證企業健康持續發展。
3.目標客戶的利益
會展企業的目標客戶是會展企業生存發展的根本。滿足客戶的利益，為客戶實現其價值，企業自身的利益才能獲得實現.因此在進行會展項目策劃時，要充分考慮客戶希望獲得哪些利益，并為實現客戶的利益進行合理的設計安排。比如一項展覽策劃，就是要通過策劃，為參展企業提供使其在參展中獲益的方案，包括展位的設計、展品的擺放、廣告的投放、專業觀眾的來源、參展商的貿易機會等。一項理想的會展策劃應該是一項實現客戶和企業自身利益的雙贏的策劃.
會議活動布置策劃的必備環節
1.會議申請，確定會議召開和會議名稱主題
2.成立會議組織，確定會議主持人
3.確定會議具體議程
4.會議宣傳和氣氛渲染
5.會務禮儀、接待、保安、保密等工作培訓
6.初步確定會議時間、地點
7.會議通知起草、發送；根據反饋信息確定終日程
8.確認與會人員接站時間、住宿、車輛、特殊要求
9.費用預算、借支票、報銷
10.會議發言稿、議事規則等文件起草；制作議程和話稿PPT
11.確定具體會場（設施：停車、大小、桌椅放置、溫度、燈光、音
12.響、麥克、電源、投影位置、背景音樂、桌臺花飾 等；氣氛環境 處理；住宿：娛樂、價格；
13.購買或借用會議用品。實物投影儀，激光筆（2），激光筆電池（2）膠片投影儀（檢查 兩個燈泡均正常）投影幕（大的，檢查并試用）膠片（1本）， 膠片筆白板筆（紅綠各2支黑筆4支）、白板擦、吸鐵石（6）筆記本（帶光驅、軟驅）、3寸軟盤（若干）打印機、驅動程序、打印紙等。
布置會議需要做些什么準備？
1、制作會場效果圖，與主辦方確認；
2、橫幅/背景板的噴繪制作；
3、印制手提袋；
4、租賃音響設備；
5、盆花/鮮花；
6、寄送邀請函/禮品采購、發放；
7、布置會場；
8、確定宴會形式及菜譜；
9、車輛的租賃。
10、主持人的選擇：必須根據不同的主題來選擇風格不同的主持人；
11、議程的安排：熱烈的開場音樂，首先將參會人員的注意力全部集中，便于開展后議程；
12、節目的安排：節目的編排，必須達到張弛有度，快慢結合，讓客戶融入輕松愜意的氛圍；
13、游戲活動：公司及員工與客戶之間的游戲互動，可瞬間拉近彼此的距離；
14、抽獎環節：制造懸念，重點突擊，使會議推向高潮；
15、會后禮品：有代表性和紀念性的媒體答謝會禮品，讓客戶更深刻的記住這次非凡的媒體答謝會。
